Jenis Alat Kolaborasi Microsoft yang Meningkatkan Produktivitas

Akuntan Basic

30 Sep, 2021

Kolaborasi sangat penting untuk kerja tim anda dalam menjalankan bisnis atau pendidik, tim Anda harus berada di halaman yang sama untuk meningkatkan produktivitas.

Meskipun email bisa menjadi cara yang baik untuk berkomunikasi, itu mungkin bukan alat komunikasi yang efektif, terutama ketika berhadapan dengan tim yang cukup besar. Informasi bisa hilang dalam proses bolak-balik pengiriman email, dan anggota tim dapat secara tidak sengaja menjatuhkan bola pada tugas yang sangat penting.

Alat kolaborasi tim yang tepat adalah alat yang meningkatkan komunikasi yang efektif. Microsoft 365, rangkaian produktivitas berbasis cloud, menawarkan beberapa alat kolaboratif terbaik pada paket yang berbeda. Suite dapat digambarkan sebagai platform yang berfokus pada komunikasi yang kaya dengan beberapa aplikasi dan alat untuk kolaborasi waktu nyata.

Tiga alat kolaborasi diciptakan oleh Microsoft yang sederhana namun kuat yang dapat secara signifikan memengaruhi hasil Anda dan meningkatkan produktivitas tim Anda antara lain sebagai berikut :

Microsoft Teams

Microsoft Teams adalah program kolaborasi berbasis obrolan yang hadir dengan banyak fitur kolaborasi berguna untuk menjaga pengguna tetap terhubung dengan tim mereka. Sebelumnya, alat ini hanya ditawarkan berdasarkan langganan berbayar bulanan. Tetapi untuk membuat layanan lebih kompetitif (seperti program serupa, seperti Slack), sebuah versi gratis dengan banyak fitur komunikasi yang berguna diluncurkan.

Fitur Tim Microsoft antara lain :

Teams and channels: Papan percakapan antara rekan satu tim membentuk saluran. Selain melihat dan menambahkan percakapan di saluran, anggota tim juga dapat mengundang anggota lain untuk bergabung dalam percakapan menggunakan fungsi @.
Screen sharing and online video calls: Anda dapat berbagi desktop untuk kolaborasi multi-pengguna secara real-time. Anda juga bisa mendapatkan bantuan teknis dengan membagikan desktop Anda. Alat ini juga memungkinkan Anda melakukan panggilan video online ke orang-orang di dalam dan di luar organisasi Anda.
A chat function: Microsoft Teams hadir dengan fungsi obrolan yang memungkinkan obrolan cepat antara individu, grup, dan tim.
Online meetings: Anda dapat mengadakan sesi pelatihan online atau rapat di seluruh perusahaan dengan hingga 10.000 pengguna baik di dalam maupun di luar organisasi Anda. Fungsi ini dilengkapi dengan aplikasi pencatat, pesan obrolan dalam rapat, pengunggahan file, dan bantuan penjadwalan.
Audio conferencing: Fitur unik ini memungkinkan siapa saja yang memiliki nomor dial-in untuk bergabung dalam konferensi online melalui telepon. Pengguna tidak memerlukan koneksi internet untuk bergabung dalam rapat. Namun, mengakses fungsi ini memerlukan lisensi tambahan.

OneDrive

OneDrive adalah platform penyimpanan berbasis cloud yang disertakan dengan Microsoft 365. Anggap saja sebagai layanan pribadi Anda di mana Anda dapat membuat dan mengunggah dokumen dan membagikannya dengan tim Anda. Anda dapat memberikan tingkat akses yang berbeda kepada masing-masing anggota tim, bergantung pada apakah Anda ingin mereka melihat dokumen saja atau mengedit dokumen.

Alih-alih mengirim dokumen sebagai lampiran ke email, Anda cukup mengunggahnya ke OneDrive dan membagikan tautannya dengan rekan satu tim.

OneDrive tidak diragukan lagi adalah salah satu alat kolaborasi Microsoft yang paling banyak digunakan, berkat berbagai fiturnya, beberapa di antaranya meliputi:

Penyimpanan dan berbagi file/dokumen
Tinjauan dan pelacakan dokumen
Akses mudah dari mana saja di dunia
Manajemen izin file
Terintegrasi dengan Microsoft Office, memungkinkan pengguna untuk melihat dokumen kantor secara online
Kemampuan untuk menyesuaikan pemutaran video dengan kecepatan koneksi internet Anda

SharePoint

SharePoint adalah platform manajemen dan kolaborasi dokumen Microsoft yang dirancang untuk membantu organisasi bekerja sama secara lebih efektif. Alat ini adalah cara mudah dan sederhana untuk mengelola dokumen secara efisien dalam tim Anda.

Fitur

Seamless document collaboration: Anda dapat berbagi file, berita, dan data dengan lancar ke setiap departemen dan tim proyek dalam organisasi Anda. Alat kolaboratif juga memungkinkan Anda menyesuaikan situs web untuk merampingkan apa yang dilakukan tim Anda. Ini menawarkan kolaborasi aman di seluruh perangkat seluler, Mac, dan PC baik Anda berbagi sesuatu dengan orang-orang di dalam atau di luar organisasi Anda.
Resource sharing: SharePoint memungkinkan Anda melibatkan karyawan dan rekan tim Anda, memberi mereka informasi dengan berbagi aplikasi dan sumber daya umum.
Content management and sharing: Anda dapat mengumpulkan pengetahuan kolektif di SharePoint sehingga rekan satu tim memiliki akses cepat ke keahlian, wawasan, dan informasi. Dengan fungsi pencarian yang kuat, pengetahuan dapat dengan mudah dibagikan dalam grup atau organisasi Anda, yang mengarah pada peningkatan produktivitas.
Lists and libraries: SharePoint hadir dengan PowerApps, Microsoft Flow, daftar, dan pustaka yang memungkinkan Anda membuat alur kerja digital, formulir, dan bahkan aplikasi kustom yang dapat diakses oleh rekan tim Anda dari perangkat mereka.

Dengan jenis alat kolaborasi yang tepat, produktivitas tim Anda akan meningkat. Tentu saja, Teams, OneDrive, dan SharePoint bukan satu-satunya alat yang tersedia. Pilihan lain, seperti Trello, sama hebatnya. Namun, ketiganya merupakan alat kolaborasi Microsoft yang paling mudah digunakan,gratis dan sangat populer serta sangat membantu baik pekerjaan individu maupun organisasi.