Pengertian Invoice

Invioce

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah dokumen komersial berstempel waktu yang merinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Jika barang atau jasa dibeli secara kredit, Invoice biasanya menentukan ketentuan kesepakatan dan memberikan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia.

Jenis Invoice dapat mencakup tanda terima kertas, tagihan penjualan, nota debit, Invoice penjualan, atau catatan elektronik online.

 

TAKEAWAYS KUNCI

• Invoice adalah dokumen yang menyimpan catatan transaksi antara pembeli dan penjual, seperti tanda terima kertas dari toko atau catatan online dari e-tailer.
• Invoice adalah elemen penting dari kontrol internal akuntansi dan audit.
• Biaya yang ditemukan pada Invoice harus disetujui oleh personel manajemen yang bertanggung jawab.
• Invoice umumnya menguraikan ketentuan pembayaran, biaya unit, pengiriman, penanganan, dan persyaratan lain yang diuraikan selama transaksi.

 

Dasar-dasar Invoice

Invoice harus menyatakan itu adalah Invoice di muka tagihan. Biasanya memiliki pengidentifikasi unik yang disebut nomor Invoice yang berguna untuk referensi internal dan eksternal. Invoice biasanya berisi informasi kontak untuk penjual atau penyedia layanan jika ada kesalahan yang berkaitan dengan penagihan.

Ketentuan pembayaran dapat diuraikan pada Invoice, serta informasi yang berkaitan dengan diskon, detail pembayaran awal, atau biaya keuangan yang dinilai untuk keterlambatan pembayaran. Ini juga menyajikan biaya unit suatu barang, total unit yang dibeli, pengiriman, penanganan, pengiriman, dan biaya pajak terkait, dan menguraikan jumlah total yang terutang.

Perusahaan dapat memilih untuk hanya mengirim laporan akhir bulan sebagai Invoice untuk semua transaksi yang belum terselesaikan. Jika ini masalahnya, pernyataan tersebut harus menunjukkan bahwa tidak ada Invoice berikutnya yang akan dikirim.

Secara historis, Invoice telah dicatat di atas kertas, seringkali dengan banyak salinan yang dihasilkan sehingga pembeli dan penjual masing-masing memiliki catatan transaksi untuk catatan mereka sendiri. Saat ini, Invoice yang dihasilkan komputer cukup umum. Mereka dapat dicetak ke kertas sesuai permintaan atau dikirim melalui email ke pihak-pihak dalam suatu transaksi. Catatan elektronik juga memungkinkan pencarian dan penyortiran transaksi tertentu atau tanggal tertentu dengan lebih mudah.

Invoice pro forma adalah tagihan penjualan awal yang dikirim ke pembeli sebelum pengiriman atau pengiriman barang. Invoice biasanya akan menjelaskan barang yang dibeli dan informasi penting lainnya seperti berat pengiriman dan biaya transportasi. Invoice pro forma sering kali berhubungan dengan transaksi internasional, terutama untuk keperluan bea cukai pada impor export.

Fast Fact :
Invoice pro-forma adalah perjanjian yang mengikat, meskipun ketentuan penjualan dapat berubah sewaktu-waktu.

Pentingnya Tanggal Invoice

Tanggal Invoice mewakili waktu dan tanggal stempel waktu di mana barang telah ditagih dan transaksi dicatat secara resmi. Oleh karena itu, tanggal Invoice memiliki informasi penting mengenai pembayaran, karena menentukan durasi kredit dan tanggal jatuh tempo tagihan. Ini sangat penting bagi entitas yang menawarkan kredit, seperti net 30. Tanggal jatuh tempo Invoice yang sebenarnya biasanya 30 hari setelah tanggal Invoice. Demikian juga, perusahaan menawarkan kepada pelanggan opsi untuk mengembalikan barang biasanya memiliki tenggat waktu berdasarkan jumlah hari tertentu sejak bukti pembelian, seperti yang ditunjukkan pada Invoice.

 

E-Invoice

Sejak munculnya era komputer, orang-orang dan bisnis merasa lebih mudah untuk mengandalkan Invoice elektronik sebagai alternatif dari dokumen kertas. Invoice elektronik, atau e-Invoice, adalah bentuk penagihan elektronik untuk menghasilkan, menyimpan, dan memantau dokumen terkait transaksi antara para pihak dan memastikan ketentuan perjanjian mereka terpenuhi.

Dokumen elektronik ini dapat mencakup Invoice dan tanda terima, pesanan pembelian, catatan debit dan kredit, syarat dan instruksi pembayaran, dan slip pengiriman uang.

• Invoice digital biasanya dikirim melalui email, halaman web, atau aplikasi. Keuntungannya meliputi:
• Keabadian dan ketahanan terhadap kerusakan fisik
• Kemudahan pencarian dan pengurutan untuk nama, istilah, atau tanggal tertentu
• Peningkatan auditabilitas
• Kemampuan untuk mencetak atau mereproduksi sesuai permintaan
• Kemampuan untuk pengumpulan data dan kecerdasan bisnis
• Pengurangan penggunaan kertas

 

E-Invoice mencakup beberapa teknologi dan opsi masuk dan digunakan sebagai istilah umum untuk menggambarkan metode apa pun di mana Invoice disajikan secara elektronik kepada pelanggan untuk pembayaran. Beberapa standar e-Invoice, seperti EDIFACT dan UBL, telah dikembangkan di seluruh dunia untuk memfasilitasi adopsi dan efisiensi.

 

Invoice dan Hutang Dagang

Invoice melacak penjualan produk untuk tujuan kontrol inventaris, akuntansi, dan pajak, yang membantu melacak hutang dagang dan kewajiban serupa yang jatuh tempo. Banyak perusahaan mengirimkan produk dan mengharapkan pembayaran di kemudian hari, sehingga jumlah total yang jatuh tempo menjadi hutang dagang bagi pembeli dan piutang bagi penjual.

Invoice modern ditransmisikan secara elektronik, bukan berbasis kertas. Jika Invoice hilang, pembeli dapat meminta salinan dari penjual. Penggunaan Invoice mewakili keberadaan kredit, karena penjual telah mengirim produk atau menyediakan layanan tanpa menerima uang tunai di muka.

Fast Fact :
Invoice berbeda dari pesanan pembelian, yang dibuat sebelum pelanggan memesan barang atau layanan.

Invoice dan Kontrol Internal

Invoice adalah elemen penting dari kontrol internal akuntansi. Biaya pada Invoice harus disetujui oleh personel manajemen yang bertanggung jawab. Atau, Invoice dicocokkan dengan pesanan pembelian, dan setelah merekonsiliasi informasi, pembayaran dilakukan untuk transaksi yang disetujui. Perusahaan audit memastikan Invoice dimasukkan ke dalam periode akuntansi yang sesuai saat menguji batas pengeluaran.