Pengantar Sistem Informasi Akuntansi

 

Pengantar Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah struktur yang digunakan bisnis untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, memproses, mengambil, dan melaporkan data keuangannya sehingga dapat digunakan oleh akuntan, konsultan, analis bisnis, manajer, chief financial officer (CFO), auditor, regulator, dan lembaga pajak.

Akuntan yang terlatih khusus bekerja secara mendalam dengan Sistem Informasi Akuntansi untuk memastikan tingkat akurasi tertinggi dalam transaksi keuangan dan pencatatan perusahaan, serta membuat data keuangan mudah tersedia bagi mereka yang secara sah membutuhkan akses ke sana semuanya sambil menjaga data tetap utuh dan aman.

TAKEAWAYS KUNCI

• Sistem informasi akuntansi digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, memproses, mengambil, dan melaporkan data keuangan.
• Sistem Informasi Akuntansi dapat digunakan oleh akuntan, konsultan, analis bisnis, manajer, chief financial officer, auditor, dan regulator.
• Sistem Informasi Akuntansi membantu berbagai departemen dalam perusahaan bekerja sama.
• Sistem Informasi Akuntansi yang efektif menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak untuk menyimpan dan mengambil data secara efektif.
• Kontrol internal dan eksternal Sistem Informasi Akuntansi sangat penting untuk melindungi data sensitif perusahaan.

Pengantar Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah cara melacak semua aktivitas akuntansi dan bisnis untuk suatu perusahaan. Sistem informasi akuntansi umumnya terdiri dari enam komponen utama: orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi, dan pengendalian internal. Di bawah ini adalah rincian masing-masing komponen secara rinci.

1. Tokoh Sistem Informasi Akuntansi

Orang-orang di Sistem Informasi Akuntansi adalah pengguna sistem. Sistem Informasi Akuntansi membantu berbagai departemen dalam perusahaan bekerja sama. Profesional yang mungkin perlu menggunakan Sistem Informasi Akuntansi organisasi meliputi:

• Akuntan
• Konsultan
• Analis bisnis
• Manajer
• Kepala keuangan
• Auditor

Misalnya, manajemen dapat menetapkan tujuan penjualan di mana staf kemudian dapat memesan jumlah inventaris yang sesuai. Pesanan inventaris memberi tahu departemen akuntansi tentang hutang baru. Ketika penjualan dilakukan dalam bisnis, orang-orang dan departemen yang terlibat dalam proses penjualan dapat mencakup hal-hal berikut:

1. Tenaga penjualan memasukkan pesanan pelanggan ke dalam Sistem Informasi Akuntansi.
2. Akuntansi menagih atau mengirimkan faktur kepada pelanggan.
3. Gudang merakit pesanan.
4. Departemen pengiriman mengirimkan pesanan ke pelanggan.
5. Departemen akuntansi diberi tahu tentang piutang baru, yang merupakan IOU dari pelanggan yang biasanya dibayarkan dalam waktu 30, 60, atau 90 hari.
6. Departemen layanan pelanggan melacak pesanan dan pengiriman pelanggan.
7. Manajemen menggunakan Sistem Informasi Akuntansi untuk membuat laporan penjualan dan melakukan analisis biaya, yang dapat mencakup inventaris, pengiriman, dan biaya produksi.

Dengan sistem informasi akuntansi yang dirancang dengan baik, setiap orang dalam suatu organisasi dapat mengakses sistem yang sama dan mengambil informasi yang sama. Sistem Informasi Akuntansi juga menyederhanakan proses pelaporan informasi kepada orang-orang di luar organisasi, bila perlu.

Misalnya, konsultan dapat menggunakan informasi dalam Sistem Informasi Akuntansi untuk menganalisis efektivitas struktur penetapan harga perusahaan dengan melihat data biaya, data penjualan, dan pendapatan. Selain itu, auditor dapat menggunakan data untuk menilai kontrol internal perusahaan, kondisi keuangan, dan kepatuhan terhadap peraturan.

Sistem Informasi Akuntansi harus dirancang untuk memenuhi kebutuhan orang-orang yang akan menggunakannya. Sistem juga harus mudah digunakan dan harus ditingkatkan, bukan menghambat efisiensi.

2. Prosedur dan Instruksi

Prosedur dan instruksi sistem informasi akuntansi adalah metode yang digunakannya untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil, dan memproses data. Metode ini manual dan otomatis. Data dapat berasal dari sumber internal (misalnya, karyawan) dan sumber eksternal (misalnya, pesanan online pelanggan). Prosedur dan instruksi akan dikodekan ke dalam perangkat lunak sistem informasi akuntansi. Namun, prosedur dan instruksi juga harus "dikodekan" ke dalam karyawan melalui dokumentasi dan pelatihan. Prosedur dan instruksi harus diikuti secara konsisten agar efektif.

3. Data Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi harus memiliki struktur database untuk menyimpan informasi, seperti bahasa kueri terstruktur (SQL), yang merupakan bahasa komputer yang biasa digunakan untuk database. SQL memungkinkan data yang ada di sistem informasi akuntansi dimanipulasi dan diambil untuk tujuan pelaporan.

Sistem informasi akuntansi juga akan membutuhkan berbagai layar input untuk berbagai jenis pengguna sistem dan entri data, serta format output yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan pengguna yang berbeda dan berbagai jenis informasi.

Data yang terkandung dalam sistem informasi akuntansi adalah semua informasi keuangan yang berkaitan dengan praktik bisnis organisasi. Setiap data bisnis yang berdampak pada keuangan perusahaan harus masuk ke sistem informasi akuntansi.

Jenis data yang termasuk dalam sistem informasi akuntansi tergantung pada sifat bisnis, tetapi dapat terdiri dari yang berikut:

• Pesanan penjualan
• Laporan penagihan pelanggan
• Laporan analisis penjualan
• Permintaan pembelian
• Faktur vendor
• Periksa register
• Buku besar
• Data inventaris
• Informasi penggajian
• Ketepatan waktu
• Informasi pajak

Data tersebut dapat digunakan untuk menyusun laporan akuntansi dan laporan keuangan, termasuk penuaan piutang, jadwal penyusutan atau amortisasi, neraca percobaan, dan laporan laba rugi. Memiliki semua data ini di satu tempat—di sistem informasi akuntansi—memfasilitasi kegiatan pencatatan, pelaporan, analisis, audit, dan pengambilan keputusan bisnis. Agar data dapat bermanfaat, data harus lengkap, akurat, dan relevan.

Di sisi lain, contoh data yang tidak akan masuk ke sistem informasi akuntansi termasuk memo, korespondensi, presentasi, dan manual. Dokumen-dokumen ini mungkin memiliki hubungan tangensial dengan keuangan perusahaan, tetapi, tidak termasuk catatan kaki standar, mereka sebenarnya bukan bagian dari pencatatan keuangan perusahaan.

4. Perangkat Lunak Sistem Informasi Akuntansi

Komponen perangkat lunak sistem informasi akuntansi adalah program komputer yang digunakan untuk menyimpan, mengambil, memproses, dan menganalisis data keuangan perusahaan. Sebelum ada komputer, sistem informasi akuntansi adalah sistem manual berbasis kertas, tetapi saat ini, sebagian besar perusahaan menggunakan perangkat lunak komputer sebagai dasar dari sistem informasi akuntansi.

Kualitas, keandalan, dan keamanan adalah komponen kunci dari perangkat lunak sistem informasi akuntansi yang efektif. Manajer mengandalkan informasi yang dihasilkannya untuk membuat keputusan bagi perusahaan, dan mereka membutuhkan informasi berkualitas tinggi untuk membuat keputusan yang tepat.

Program perangkat lunak sistem informasi akuntansi dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan unik dari berbagai jenis bisnis. Jika program yang ada tidak memenuhi kebutuhan perusahaan, perangkat lunak juga dapat dikembangkan sendiri dengan masukan substansial dari pengguna akhir atau dapat dikembangkan oleh perusahaan pihak ketiga khusus untuk organisasi tersebut. Sistem ini bahkan dapat dialihdayakan ke perusahaan khusus.

Untuk perusahaan publik, apa pun program perangkat lunak dan opsi penyesuaian yang dipilih bisnis, peraturan sarbanes-oxley akan menentukan struktur sistem informasi akuntansi sampai batas tertentu. Ini karena peraturan sox menetapkan kontrol internal dan prosedur audit yang harus dipatuhi oleh perusahaan publik. 

5. Infrastruktur TI

Infrastruktur teknologi informasi hanyalah nama mewah untuk perangkat keras yang digunakan untuk mengoperasikan sistem informasi akuntansi. Sebagian besar item perangkat keras ini yang harus dimiliki bisnis dan dapat mencakup hal-hal berikut:

• Komputer
• Perangkat seluler
• Server
• Printer
• Pelindung lonjakan arus
• Router
• Media penyimpanan
• Catu daya cadangan

Selain biaya, faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih perangkat keras termasuk kecepatan, kemampuan penyimpanan, dan apakah itu dapat diperluas dan ditingkatkan.

Mungkin yang paling penting, perangkat keras yang dipilih untuk sistem informasi akuntansi harus kompatibel dengan perangkat lunak yang dimaksud. Idealnya, ini tidak hanya kompatibel, tetapi juga optimal—sistem yang kikuk akan jauh lebih tidak membantu daripada yang cepat. Salah satu cara bisnis dapat dengan mudah memenuhi persyaratan kompatibilitas perangkat keras dan perangkat lunak adalah dengan membeli sistem turnkey yang mencakup perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan bisnis. Membeli sistem turnkey berarti, secara teoritis, bahwa bisnis akan mendapatkan kombinasi perangkat keras dan perangkat lunak yang optimal untuk sistem informasi akuntansi-nya.

Sistem informasi akuntansi yang baik juga harus mencakup rencana untuk memelihara, melayani, mengganti, dan meningkatkan komponen sistem perangkat keras, serta rencana untuk pembuangan perangkat keras yang rusak dan ketinggalan zaman, sehingga data sensitif benar-benar hancur.

6. Pengendalian Internal

Kontrol internal sistem informasi akuntansi adalah langkah-langkah keamanan yang dikandungnya untuk melindungi data sensitif. Ini bisa sesederhana kata sandi atau serumit identifikasi biometrik. Protokol keamanan biometrik mungkin termasuk menyimpan karakteristik manusia yang tidak berubah seiring waktu, seperti sidik jari, suara, dan pengenalan wajah.

Sistem informasi akuntansi harus memiliki kontrol internal untuk melindungi dari akses komputer yang tidak sah dan untuk membatasi akses ke pengguna yang berwenang, yang mencakup beberapa pengguna di dalam perusahaan. Itu juga harus mencegah akses file yang tidak sah oleh individu yang diizinkan untuk mengakses hanya bagian-bagian tertentu dari sistem.

Sistem informasi akuntansi berisi informasi rahasia milik tidak hanya milik perusahaan tetapi juga kepada karyawan dan pelanggannya. Data ini dapat mencakup:

• Nomor Jaminan Sosial
• Informasi gaji dan personalia
• Nomor kartu kredit
• Informasi pelanggan
• Data keuangan perusahaan
• Informasi keuangan pemasok dan vendor

Semua data dalam sistem informasi akuntansi harus dienkripsi, dan akses ke sistem harus dicatat dan diawasi. Aktivitas sistem juga harus dapat dilacak.

Sistem informasi akuntansi juga membutuhkan kontrol internal yang melindunginya dari virus komputer, peretas, dan ancaman internal dan eksternal lainnya terhadap keamanan jaringan. Itu juga harus dilindungi dari bencana alam dan lonjakan listrik yang dapat menyebabkan hilangnya data.

Contoh Sistem Informasi Akuntansi Di Dunia Nyata

Sistem informasi akuntansi yang dirancang dengan baik memungkinkan bisnis berjalan lancar setiap hari sementara sistem informasi akuntansi yang dirancang dengan buruk dapat menghambat operasinya. Penggunaan ketiga untuk sistem informasi akuntansi adalah bahwa, ketika bisnis dalam kesulitan, data dalam sistem informasi akuntansi-nya dapat digunakan untuk mengungkap kisah tentang apa yang salah. Kasus worldcom dan lehman brothers memberikan dua contoh.

    a. DuniaCom

Pada Tahun 2002, Auditor Internal Worldcom Eugene Morse Dan Cynthia Cooper Menggunakan Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan Untuk Mengungkap Hampir $4 Miliar Dalam Alokasi Biaya Penipuan Dan Entri Akuntansi Lainnya.

Penyelidikan mereka menyebabkan penghentian cfo scott sullivan, serta undang-undang baru—bagian 404 dari sarbanes-oxley act, yang mengatur kontrol dan prosedur keuangan internal perusahaan.

    b. Lehman Bersaudara

Ketika menyelidiki penyebab keruntuhan lehman, tinjauan sistem informasi akuntansi dan sistem data lainnya adalah komponen kunci, bersama dengan pengumpulan dan peninjauan dokumen, ditambah wawancara saksi. Pencarian penyebab kegagalan perusahaan "membutuhkan penyelidikan dan peninjauan ekstensif terhadap operasi, perdagangan, penilaian, keuangan, akuntansi, dan sistem data lehman lainnya," demikian menurut laporan pemeriksa sembilan volume setebal 2.200 halaman itu.

Sistem lehman memberikan contoh bagaimana sistem informasi akuntansi tidak boleh terstruktur. Laporan pemeriksa anton r. Valukas menyatakan, "pada saat pengajuan kebangkrutannya, lehman mempertahankan tambal sulam lebih dari 2.600 sistem dan aplikasi perangkat lunak ... Banyak sistem lehman yang misterius, ketinggalan zaman, atau tidak standar."

Penguji memutuskan untuk memfokuskan upayanya pada 96 sistem yang tampak paling relevan. Ujian ini membutuhkan pelatihan, studi, dan coba-coba hanya untuk mempelajari cara menggunakan sistem.

Laporan Valukas juga mencatat, "Sistem Lehman sangat saling bergantung, tetapi hubungan mereka sulit untuk diuraikan dan tidak didokumentasikan dengan baik. Butuh upaya luar biasa untuk mengurai sistem ini untuk mendapatkan informasi yang diperlukan."

Kesimpulan

Keenam komponen sistem informasi akuntansi semuanya bekerja sama untuk membantu karyawan, mengumpulkan, menyimpan, mengelola, memproses, mengambil, dan melaporkan data keuangan mereka. Memiliki sistem informasi akuntansi yang berkembang dan terpelihara dengan baik yang efisien dan akurat merupakan komponen yang sangat diperlukan dari bisnis yang sukses.